Optimale veiligheid bij de Waterschappen?
In de waterschapswereld komen (dodelijke) ongelukken zeldzaam voor. De medewerkers weten snel te melden: ‘Bij de waterschappen is nog nooit iets gebeurt.’ Natuurlijk is dit een positief gegeven, maar dat de veiligheid goed geborgd is kan ook tot onoplettendheid leiden. Ook al is de veiligheid bij de waterschappen optimaal, dit betekend nog niet dat de waterschappen voldoen aan de Europese wet- en regelgeving van de Machinerichtlijn (MRL).
Op periodieke basis toetsen de waterschappen de veiligheid van het machinepark door een uitgebreide Risico Inventarisatie & Evaluatie (RIE). Echter is de risico evaluatie op basis van de MRL veel uitgebreider dan die op basis van de RIE zoals deze door de Arbowetgeving wordt voorgeschreven. Hierbij is de RIE hoofdzakelijk een controlelijst waarmee wordt nagegaan of er veilig wordt gewerkt. Hiertegenover is de MRl een Productierichtlijn waarbij de risico evaluatie onderbouwd moet worden door het aanleggen van een Technisch Dossier (TD).
Als het waterschap zelf een machine samenstelt uit verschillende componenten en/of machines of wanneer een bestaande machine significant wordt aangepast, is het als gebruiker verantwoordelijk voor de MRL. Hierbij gaat het voornamelijk om het borgen van de veiligheid van alle machines en installaties met als doel een vrijwaring van de persoonlijke aansprakelijkheid bij eventuele calamiteiten. Een bijkomend voordeel is dat een goed Technisch Dossier ook een uitstekende basis is voor een Integrated System Management.
Machinerichtlijn is geen richtlijn maar wet!
De Europese Machinerichtlijn, die door de Europese commissie in 1995 werd voorgeschreven, is conform de Europese afspraken door alle lidstaten in hun nationale wetgeving opgenomen. In Nederland is de Machinerichtlijn een onderdeel van de Warenwet. De Machinerichtlijn is dus gewoon een onderdeel van onze wetgeving waardoor men verplicht is om de voorschriften uit de richtlijn op te volgen. Niet alleen private ondernemingen, maar ook overheidsorganisaties moeten de bepalingen uit deze wet naleven.
De Europese Machinerichtlijn is dus zeker ook van toepassing op de waterschappen. De waterschappen zijn eigenaren van complexe rioolwaterzuiveringen (rwzi) en riool- en poldergemalen die als ‘machines’ geheel of gedeeltelijk onder deze wetgeving vallen. Voor elk van deze machines moet het waterschap een uitgebreid Technisch Dossier opstellen dat men voortdurend up-to-date moet houden met elke wijziging.
Bij sommige collega’s binnen de waterschappen heeft zich een cultuur ontwikkeld waarbij men heilig overtuigd is van het feit dat men aan alle ARBO-voorschriften voldoet en dat er nooit ongelukken gebeuren. Inderdaad is het een feit dat er zich relatief weinig ongelukken voordoen bij de waterschappen. Echter biedt dit geen garantie dat men juridisch voldoet aan de wet- en regelgeving uit de MRL. Door de recente explosie bij de rioolwaterzuiveringsinstallatie van het waterschap Groot Salland bij Raalte, is het naleven van de wet- en regelgeving uit de MRL bij de waterschappen plots weer actueel geworden. Waarschijnlijk was deze explosie van biogas een ATEX gerelateerd ongeval. Dit ongeval is echter ook een alarmsignaal voor de waterschappen om hun Technische Dossiers op orde te brengen.
Machinerichtlijn en CE-verklaring
De Machinerichtlijn is van toepassing op alle bedrijfsmiddelen met bewegende delen. Zo zullen computers en de kantoorverlichting niet onder deze richtlijn vallen. Automatische deuren, polder- en rioolgemalen en de rioolwaterzuiveringsinstallaties vallen wel onder deze richtlijn. Producenten en/of leveranciers van de machines moeten volgens de MRL een zogenoemde CE-verklaring afgeven waarin zij bevestigen dat het geleverde apparatuur voldoet aan de Europese wet- en regelgeving. Hiervoor moet elke producent en dus ook leverancier een uitgebreid Technisch Dossier aanleggen voor elke machine die zij produceren en/of leveren.
Voor het afgeven van een CE-verklaring moet men een uitgebreide MRL-risicoanalyse op de betreffende machine uitvoeren. Zo doen de waterschappen als periodiek een Risico Inventarisatie & Evaluatie (RIE) op de bediening van hun machines. Echter een MRL risico evaluatie is veel uitgebreider dan de RIE volgens de ARBO-wetgeving. Zo is de RIE eigenlijk een checklist waarmee men kan bepalen of men veilig met de machine kan werken. De MRL is echter een Productierichtlijn waarbij men de risico evaluatie moet onderbouwen met een uitgebreid Technisch Dossier.
Mits er geen substantiële aanpassingen zijn gedaan, zijn machines en installatie die voor 1995 in bedrijf zijn genomen, niet MRL-plichtig. Zo zal de Arbeidsinspectie (Inspectie SZW) het vernieuwen van de besturing en uitbreiding met beheer op afstand al zien als een substantiële aanpassingen. Een gegronde noodzaak om de CE-verklaring direct te herzien. Dit is zeer begrijpelijk omdat elke aanpassing nieuwe gevaren met een verhoogd risico kunnen introduceren. Zo kan men stellen dat er geen enkele rioolwaterzuiveringsinstallatie is die exact voldoet aan zijn oorsprong in 1995. Ook zijn de meeste gemalen sinds 1995 al een keer gereviseerd en/of aangepast (Bijvoorbeeld visvriendelijk gemaakt). Hieruit kan men concluderen dat vrijwel alle installaties van het waterschap moeten voldoen aan de MRL.
Technische Dossiers bij de Waterschappen
Door in de offerte de producent of leverancier te verplichten een CE-verklaring mee te leveren, is de basis van een Technisch Dossier snel en eenvoudig aangelegd. Echter wordt dit Technisch Dossier snel een complexe opgave als men machines aan elkaar koppelt. In de praktijk blijkt dat dit bij vele gemalen en rioolwaterzuiveringsinstallaties ook het geval is. In een dergelijk geval wordt men beschouwd als een ‘System Integrator’ die voor elke ‘unieke’ machine zelfstandig een CE-verklaring afgeeft. De waterschappen zijn dus zelf verantwoordelijk voor het afgeven van de CE-verklaring voor hun machinepark.
Elke fabrikant en ook System Integrator moet van de betreffende machine een uitgebreid Technisch Dossier aanleggen waarmee men de basis legt voor het afgeven van de CE-verklaring. Op basis hiervan moeten de waterschappen zelf een CE-verklaring afgeven voor elk gemaal en elke rioolwaterzuiveringsinstallatie. Hierbij vormt het Technisch Dossier een feitelijke bewijslast waarmee het waterschap kan aantonen dat de ‘geïntegreerde machine’ voldoet aan de veiligheidseisen zoals deze door het MRL worden voorgeschreven. Als onderdeel van een goed asset-management hebben de waterschappen de plicht om het Technisch Dossier periodiek te toetsen aan de werkelijkheid. Zonder een goed Technisch Dossier kan het waterschap namelijk geen CE-verklaring afgeven.
Hoe ziet zo’n Technisch Dossier er nu precies uit? Elk Technisch Dossier moet bijvoorbeeld een actuele gebruiksaanwijzing en actuele technische tekeningen bevatten. Hierbij zal elk compleet Technisch Dossier tientallen verschillende elementen bevatten die normaal in verschillende ICT-systemen of dikke boekwerken zijn opgeslagen. In de praktijk blijkt vaak genoeg dat gebruiksaanwijzingen verouderd zijn of zelfs geheel ontbreken. Indien het Technisch Dossier up-to-date wordt gehouden, zal dit praktische probleem probleem snel opgelost zijn. Gezien de complexiteit beslaat het Technisch Dossier van een rioolwaterzuiveringsinstallatie als snel meerdere meters met mappen met gegevens.
We leven nu in een digitaal tijdperk wat betekent dat een Technisch Dossier digitaal moet worden ingericht. Zo zal men de informatie, die vaak verspreid over verschillende digitale systemen is verdeeld, moeten centraliseren. Ook zijn veel leveranciers in staat om uitgebreide documentatie digitaal aan te leveren zodat deze direct in het Technisch Dossier kunnen worden opgenomen. Hierbij is het belangrijk dat één persoon of groep van personen verantwoordelijk wordt gesteld voor het aanleggen van een Technisch Dossier. Voor de eindgebruiker geldt dat het niet uitmaakt of de informatie direct in mappen beschikbaar is of dat deze informatie wordt gedeeld middels een link.
Voorbeelden
Volgens de MRl is het waterschap als gebruiker verantwoordelijk voor de CE-verklaring als de machine is samengesteld uit verschillende deel-machines en als er een significante aanpassing aan een bestaande machine is gedaan. Hierbij moet men voor ogen houden dat deze regel geldt voor machines voor eigen gebruik, maar ook voor machines die in het handelsverkeer worden gebracht.
Voorbeeld 1:
Indien een waterschap een gemaal uitbesteedt aan een aannemer, dan is deze aannemer als leverancier verantwoordelijk voor de CE-verklaring. Echter zal de door de leverancier afgegeven CE-verklaring vervallen wanneer een waterschap significante wijzigingen aanbrengt in bijvoorbeeld de besturing, de elektrische installatie of de mechanische installatie. Hierdoor is het waterschap verantwoordelijk geworden voor een nieuwe CE-verklaring.
Voorbeeld 2:
De ombouw of de nieuwbouw van een elektro-mechanische installatie wordt door het waterschap uitbesteedt aan verschillende aannemers. Hierin levert een technische aannemer de mechanische delen aan en verzorgt een electrotechnisch aannemer voor de bekabeling, software en de schakelkasten. Omdat geen van beide aannemers een voltooide machine aflevert, is het waterschap verantwoordelijk voor de CE-verklaring.
Verantwoordelijkheden volgens het MRL
Door toepassing van de MRL wordt het waterschap gedwongen tot het ontwikkelen van een heldere visie op de formele verantwoordelijkheid voor elke machine. Zo komt het in de praktijk regelmatig voor dat men niet heeft vastgelegd welke medewerker of welke groep van medewerkers verantwoordelijk is voor het beheren van een installatie. Binnen de MRL gaat men echter wel uit van één formele beheerder die verantwoordelijk is voor een Technisch Dossier dat up-to-date is. Hierbij maakt het niet uit of de diverse documenten ondertekend zijn door verschillende medewerkers omdat de handtekening van de formele beheerder uiteindelijk rechtsgeldig is. Hierbij moet de beheerder voor de kwaliteitswaarborging ook zorgdragen voor een helder protocol met duidelijke criteria voor het goedkeuren van het Technisch Dossier.
De ARBO-dienst moet een onderzoek uitvoeren als er zich een ongeval voordoet waarbij één of meerdere dagen letselverlies optreedt. Een onderdeel van dit onderzoek is de beoordeling of de CE-verklaring toereikend is. Hierbij wordt bekeken of het Technische Dossier wel op orde is en of alle recente aanpassingen van de installatie ook daadwerkelijk hierin zijn opgenomen. Op basis van aansprakelijkheid is het dus van groot belang dat het Technisch Dossier werkelijk up-to-date wordt gehouden.
Indien het Technisch Dossier ontoereikend is of als de CE-verklaring ontbreekt zal automatisch het waterschap, dus de dijkgraaf als hoogste baas, aansprakelijk worden gesteld voor de ontstane letselschade. Echter indien middels een duidelijk mandaatbesluit is vastgelegd welke medewerker in welke functie met welke bevoegdheden verantwoordelijk is voor het beheer van een installatie, kan deze verantwoordelijkheid worden verlegd. In grotere organisaties zoals een waterschap treedt het afdelingshoofd Beheer en Onderhoud vaak op als beheerder van alle installaties. Ook al zal het voor deze persoon onmogelijk zijn om alle informatie van elk gemaal en elke rioolwaterzuiveringsinstallatie op de hoogte kan zijn, is deze persoon in de praktijk wel verantwoordelijk bij eventuele ongevallen.
Integrated System Management
Het opstellen en het uitrollen van een Technisch Dossier is een complexe zaak die veel tijd en energie vraagt. Hierbij vormen de CE-verklaringen en de gebruiksaanwijzingen natuurlijk de basis waarop een Technisch Dossier gebouwd kan worden. Natuurlijk moeten ontbrekende documenten zo snel mogelijk worden toegevoegd en moeten de verouderde documenten aangepast worden op de huidige situatie van de installatie. Hierna moet men middels kleine stappen en door ervaring een gebruikersprotocol opstellen wat in de loop der tijd uitgerold kan worden naar alle installaties. De beheerder moet hierbij zorgen voor een helder protocol zodat iedereen snel op de hoogte is over de kwaliteit en de voortgang van het Technisch Dossier.
Om een mandaatbesluit voor de verantwoordelijkheid van de installaties toe te wijzen is het inbouwen van de MRL in de bedrijfsvoering is voor een waterschap van groot belang. In de oude situatie was er bij elk gemaal of elke rioolwaterzuiverinstallatie wel een vaste beheerder die werkelijk op de hoogte was van elk detail van de installatie. Tegenwoordig worden installatie meestal op afstand aangestuurd en wordt het onderhoud projectmatig met wisselende team uitgevoerd. Om deze reden is het van groot belang dat het Technische Dossier werkelijk aansluit op de werkelijke omstandigheden van de installatie. Vooral in het huidige digitale tijdperk, waar elke medewerker de beschikking heeft of mobiel telecomapparatuur (Tablet PC of Smartphone), is het wenselijk dat men op elk moment en op elke lokatie het Technisch Dossier digitaal kan raadplegen.
Een belangrijk voordeel van het Technisch Dossier is dat het waterschap kan aansturen op integrated system management (Asset Management). Middels een gedegen Asset Management is het Technisch Dossier voor iedereen bereikbaar en inzichtelijk. Hierdoor kan men in de toekomst het rendement van de installatie verhogen waardoor de bedrijfsresultaten positief beïnvloed kunnen worden. Een goed Asset Management zal hierbij afhankelijk zijn van een uitstekende beschikbaarheid van de Technische Dossiers van alle installaties.
Reacties